Praktisk informasjon

Dette er oss

Søke plass?

Retningslinjer for Facebook

Bakgrunn for Røyseplassen barnehages tilstedeværelse i sosiale medier
De sosiale mediene har blitt en arena for informasjonsdeling og kommunikasjon. Dermed har det også blitt naturlig at barnehagen, på lik linje med andre offentlige instanser er til stede. For Røyseplassen barnehage vil profiler i sosiale medier både kunne være en kommunikasjonskanal mot mulig nye kunder, men også fungere som en kommunikasjonskanal for eksisterende kunder.

Hva er formålet med vår tilstedeværelse i sosiale medier?
Formålet med å ha Røyseplassen barnehage på sosiale medier, er at den primært skal være et verktøy i barnehagens kommunikasjonsarbeid og omdømme-bygging. Sosiale medier skal ha en POSITIV PROFIL, lokke frem smil og skape et positivt fokus rundt barnehagen. Primært fungerer Facebook som en kanal for nyhetsformidling, informasjon og kunngjøringer.
Barnehagen skal ikke kommunisere om enkeltsaker i sosiale medier, og vil derfor aktivt oppfordre brukerne av barnehagens side til å benytte de tradisjonelle kanaler, som brev eller e-post, dersom de har klager eller mer formelle henvendelser til barnehagen.
I headingen til profilen på Facebook skal det gå tydelig frem at siden skal ha en positiv profil, og at kommunikasjonen som vil foregå der utelukkende skal være positiv. Eventuelle negative ytringer på den offentlige siden vil bli slettet.


Ansvar og rettigheter
Profilen på Facebook vil også bli sett i sammenheng med barnehagens hjemmeside (Barnehagens hjemmeside skal inneholde link til barnehagens Facebook-side og vise versa). Redaktøransvaret for begge steder legges derfor primært til daglig leder og lederteamet i barnehagen. Barnehagens hjemmeside skal i tillegg settes på dagsorden i eierstyret og samarbeidsutvalget min. 1 gang i året.

Administrator
Daglig leder er hovedansvarlig og dermed administrator for Facebook-siden. Dersom daglig lederønsker det, kan dette ansvaret delegeres til en annen enkeltperson som har ansvaret SAMMEN MED daglig leder. Administrator kan administrere alle aspekter ved siden, inkludert å sende meldinger og publisere siden, opprette annonser, se hvilken administrator som har opprettet et innlegg eller en kommentar, vise innsikt og tilordne sideroller.

Redaktør
Pedagogiske ledere i barnehagen kan redigere siden, sende meldinger og publisere siden, opprette annonser, se hvilken administrator som har opprettet et innlegg eller en kommentar, og vise innsikt. Pedagogene er ansvarlig for å legge ut innlegg fra sin avdeling i tråd med barnehagens gjeldende retningslinjer. Dersom pedagogen ikke er på Facebook og dermed kan ivareta denne rollen, kan rollen delegeres til en assistent som jobber i forhold til samme retningslinjer.

Alle ansatte, leder i Samarbeidsutvalget og eierstyret har et ansvar for å informere videre til administrator eller redaktør dersom det kommer innhold på siden som ikke er ønsket.


Hvor lang responstid/svartid skal vi etterstrebe/følge?
Kommentarer og innlegg postet barnehagens brukere som krever tilbakemelding fra barnehagen bør besvares så hurtig så mulig.

Hvilken terskel har vi for å eventuelt slette et innlegg/en kommentar?
Røyseplassen barnehage vil så snart det oppdages, fjerne innlegg og kommentarer med negativ fokus, eller som er lovstridige. Barnehagen tolererer heller ikke ut-henging av enkeltpersoner, sjikane og lignende. Innlegg, kommentarer eller negativ fokus publisert av en ansatt regnes som disiplinærsak og kan være oppsigelsesgrunn.

Hva gjør vi i forhold til dokumentasjon/journalføring?
Røyseplassen barnehages profil på sosiale medier er tenkt som en informasjonskanal og ikke som en del av barnehagens kommunikasjon med brukerne. Kommunikasjon her regnes som uformell kommunikasjon, og journalføres derfor normalt ikke. Dersom det fremkommer henvendelser/spørsmål/kommentarer som krever saksbehandling, vil de dermed være arkivverdige. Disse kan i utgangspunktet deles i to undergrupper og vil behandles på ulike måter:
• Henvendelser/spørsmål/kommentarer som krever «lettere» saksbehandling.
• Henvendelser/spørsmål/kommentarer som krever omfattende saksbehandling.

Henvendelser/spørsmål/kommentarer som krever omfattende saksbehandling
Dersom slike henvendelser fremkommer på vår Facebook-side, vil det bli håndtert fra administrator. Vedkommende vil få en personlig melding om at henvendelsen/spørsmålet/kommentaren medfører omfattende saksbehandling, og at barnehagen ikkeønsker å bedrive dette på den aktuelle siden. I tillegg oppfordres det til å sende en formell henvendelse via tradisjonelle kanaler, post eller e-post, og det vedlegges eventuell link til aktuelt søknadsskjema, eller relevant informasjon på vår hjemmeside.

Henvendelser/spørsmål/kommentarer som krever «lettere» saksbehandling
Med «lettere» saksbehandling menes her primært innhenting av informasjon om det som skjer i barnehagen.


Retningslinjer for bruk av Facebook
Barnehagens ledelse vurderer sammen med eierstyret til enhver tid barnehagens bruk av Facebook som sosialt medium. Røyseplassen barnehage skal i utgangspunktet ikke drive saksbehandling på Internett. Enklere henvendelser vil likevel bli behandlet og besvart, men negative henvendelser skal ikke besvares på barnehagens profil med annet enn at «vi tar kontakt med deg direkte i forhold til denne henvendelsen».
Retningslinjer:

  • Vær tilstede, delta i debatter, men husk at du alltid representerer barnehagen.
  • Vær gjerne aktive med å dele/like innlegg som omhandler innlegg fra barnehagen, barnehagedrift eller samarbeidspartnere for barnehagen.
  • Svar alltid ved faktafeil eller på spørsmål om barnehagens tilbud.
  • Svar på positive kommentarer, si takk. Det er ikke nødvendig å svare på nøytrale kommentarer, men det er lov å gjøre det.
  • Eventuelle negative kommentarer må vurderes, men dersom de skal besvares gjøres det alltid med «vi tar kontakt med deg direkte i forhold til denne henvendelsen». Alternativet er å slette hele henvendelsen.
  • Tilpass svaret ut i fra avsender, form og innhold. Saklig? Humoristisk? Formell?
  • På generelle spørsmål svarer administrator på vegne avbarnehagen, uten navn/tittel.
  • Dersom andre enn administratorer svarer på faglige spørsmål, må det alltid brukes fullt navn og tittel (navn + ped.leder + avdeling).
  • Ved henvendelser som krever mer omfattende saksbehandling, bes avsender rette en mer formell henvendelse til kommunen (per post eller e-post).


Innlegg på facebook
Avdelingene legger ut innlegg som består av bilder og litt tekst som forteller noe om det som har skjedd i løpet av dagen/uken:

  • Bilder skal være prosessfokusert og ikke personfokusert
  • Bilder av enkeltpersoner som er igjenkjennbare og nærbilder som kan manipuleres og brukes av andre skal IKKE brukes.
  • Nærbilder av barn UTEN/MED LITE klær skal ALDRI brukes.
  • Bilder skal kun brukes av barn der foreldre har gitt fullmakt til det.
  • Navn på avdelinger kan gjerne brukes
  • Navn på enkeltbarn skal ALDRI brukes verken i innlegg eller kommentarer som barnehagen står for.


Tips til ansatte vedrørende bruk av sosiale medier

  • Vurder om du skal ha kontakt med foreldre på sosiale medier som bla. Facebook. Dersom du har kontakt eller åpen profil, tenk på hvordan du opptrer. Husk at du som ansatt i barnehagen representerer barnehagen hele tiden – også ut over stengetid. Bruk sunn fornuft i forhold til hva du legger ut og hva du kommenterer.
  • Vær gjerne aktiv i forhold til innlegg, barnehagens grupper og faglige diskusjoner. Det forventes da at du støtter opp om våre mål, visjoner og vårt verdigrunnlag.
  • Ansatte har selvfølgelig ytringsfrihet, men taushetsplikten og andre viktige hensyn gjelder også i de sosiale mediene. Be gjerne en kollega om en vurdering /en korrektur før du legger ut et innlegg.
  • Vær åpen om at du arbeider i barnehagen.
  • Presiser at du ytrer deg som privatperson og ikke på vegne av barnehagen.
  • Henvendelser direkte til barnehagen besvares av administratorer.
  • Husk at Internett er permanent, det kan være vanskelig å slette det du har sagt.


Publisert: 22.02.16

 

Copyright @ 2016 - 2017, powered by ExpressionEngine